Automatizace dat: Už žádné ruční ťukání. Propojte e-shop se svým systémem

Proč automatizovat přenos dat?

Automatizace je nástroj, který šetří peníze, čas i nervy.

Úspora času

Co dřív trvalo hodiny, zabere dnes minuty – nebo se děje zcela bez vašeho přičinění. Objednávka z e-shopu se automaticky přenese do účetnictví. Změna ceny ve vašem ERP systému se okamžitě promítne na webu. A to bez jediného kliknutí.

Snížení chybovosti

Ruční přepis = riziko překlepu, záměny nebo zapomenutí. Automatický přenos je spolehlivější a konzistentní.

Rychlejší reakce na změny

Aktualizace skladových zásob každých pár minut? Ceník upravený ihned po změně v systému? Proč ne. Automatizace dává vašemu e-shopu schopnost reagovat v reálném čase.

Co všechno se dá automatizovat?

• Produktová data: názvy, popisy, parametry, obrázky, soubory
• Cenotvorba: ceny, slevy, cenové hladiny
• Objednávky a faktury: obousměrné přenosy mezi e-shopem a ERP
• Sklad: stavy zásob, rezervace, přijaté a vydané položky
• Uživatelé: registrace, přihlášení, zákaznické účty
• Kategorie a struktura webu

A co aktualizace?

• Denně: kompletní synchronizace všech dat
• Vícekrát za hodinu: skladové zásoby, objednávky
• Na vyžádání: manuální spuštění přenosu (např. po velké změně)

Jak se propojuje? Technologie pod pokličkou

K propojení se nejčastěji využívají tyto technologie:

• XML a CSV feedy – jednoduché, univerzální formáty
• REST API – moderní způsob komunikace v reálném čase
• FTP – pro přenos větších dokumentů, například faktur

Důležité je, že každé řešení musí být šité na míru konkrétním systémům a požadavkům klienta.

Co je potřeba pro úspěšnou implementaci?

Tady se láme chleba. Automatizace sama o sobě nestačí – musí být dobře připravená a promyšlená. Na co si dát pozor?

Jasný cíl

Bez vize, čeho má automatizace dosáhnout, je vývoj plný chaosu. Klient by měl vědět, co přesně chce přenášet a proč.

Kvalitní data

Špatná data = špatný výsledek. Pokud v systému chybí informace, jsou neaktuální nebo „ošklivá", bude i e-shop působit neprofesionálně.

Znalost systému

Implementace se neobejde bez člověka, který zná interní systém, ví, kde se data nachází a jak fungují procesy. Bez této osoby často projekt stagnuje.

Spolupráce obou stran

Bez dobré komunikace to nejde. Klient i vývojář potřebují čas a otevřenost. Jen tak lze řešit výjimky a vyladit vše do detailu.

Typické chyby klientů (kterým se můžete vyhnout)

• Nemají jasný cíl automatizace
• Neví, jak funguje jejich vlastní systém
• Nemají odpovědnou osobu pro komunikaci
• Nedokážou se procesu věnovat – „není čas"
• Mají nekvalitní nebo neúplná data

A pozor: interní systém není e-shop. Jeden řádek s názvem nestačí. Pro e-shop jsou potřeba obrázky, bohaté popisy a informace pro zákazníka.

Naše zkušenosti

V XARTu jsme propojení realizovali už

 mnohokrát – pracovali jsme se systémy jako jsou Pohoda, MoneyS3, WinFas, Cezar nebo S4S. Každý projekt je unikátní, ale platí jedno pravidlo: "když to klient vezme za správný konec, výsledky stojí za to".

Automatizace = investice, která se vyplatí

Implementace není bez práce. Ale když se udělá správně, přináší obrovskou úsporu času, méně chyb a větší přehled. A to za ten počáteční diskomfort rozhodně stojí.

Chcete si také zjednodušit život a propojit svůj e-shop s interním systémem? Ozvěte se nám. Pomůžeme vám vše nastavit a zvládnout.