Jak nám Alveno změnilo správu docházky. Zkušenosti po roce používání

Přiznávám se bez mučení: docházka pro mě dlouho nebyla běžná evidence pracovní doby.

Z personalistiky se postupně stávala disciplína na pomezí detektivní práce, krizového řízení a pokročilého Excelu. Zapomenuté žádanky, ruční opravy, nekonečné e-maily, několik verzí stejné tabulky a na konci měsíce pravidelná večerní schůzka ve složení já, Excel a studená káva. Cíl byl pokaždé stejný – dát dohromady podklady tak, aby nikdo nepřišel o dovolenou ani o nervy.

Postupně mi začalo vadit, že místo práce s lidmi řeším stále stejné administrativní záhady. Kdo je dnes na home office? Byla tato dovolená schválená? Proč má kolega v systému záporný počet hodin?

Před rokem jsme si proto řekli, že stačilo. Začali jsme hledat nový docházkový systém. A nakonec jsme vybrali Alveno. Přístup, podpora a komunikace z Alvena byla perfektní. Od obchodního setkání po uživatelskou podporu po spuštění do ostré verze.

Po dvanácti měsících provozu už můžu zhodnotit nejen to, co systém umí, ale také co jsme se při jeho zavádění naučili.

Nejdřív potřeby, potom systém

Jedna z nejdůležitějších věcí se odehrála ještě před samotným výběrem. Nesedli jsme si rovnou k prezentacím jednotlivých dodavatelů, ale pořádně se nad vším zamysleli.

Sešli jsme se s vedením, vedoucími pracovníky i zaměstnanci a pojmenovali jsme problémy, které chceme vyřešit. Tento krok doporučuji nepřeskakovat. Bez něj totiž snadno vyberete systém, který umí spoustu zajímavých věcí – jen ne ty, které skutečně potřebujete.

Na našem seznamu byla například:

• jednoduchá evidence dovolené, home office a jiných nepřítomností
• možnost opravit chybu a uvést důvod změny
• variabilní úvazky a směny
• automatická upozornění
• schvalování nestandardních situací
• přehled dovolené včetně bonusové dovolené
• kvalitní podklady pro mzdy
• použitelné exporty do Excelu
• mobilní přístup
• přehledná vizualizace v kalendáři

Chvíli jsme uvažovali také o vlastním vývoji. Pak jsme si ale spočítali čas, náklady a počet šedivých vlasů, které by nás pravděpodobně čekaly, a rozhodli jsme se, že tentokrát opravdu nemusíme znovu vynalézat kolo.

Implementace bez velkého dramatu

Samotný přechod na Alveno byl příjemnější, než jsem očekávala. Naše požadavky jsme převedli do konkrétního nastavení, připravili uživatelské role, notifikace, schvalovací procesy a pravidla pro jednotlivé typy docházky.

Důležitou součástí bylo také propojení Alvena s naším interním kalendářem. Dovolené, home office a další absence se do něj nyní propisují automaticky. Zaměstnanci tak vidí vše na jednom místě a nikdo nemusí stejné údaje zadávat dvakrát. A jak každý personalista ví, každé políčko, které se nemusí vyplňovat dvakrát, je malé administrativní vítězství. 

Velkou obavu jsme měli z přijetí systému zaměstnanci. Můžete totiž vybrat sebelepší nástroj, ale když mu lidé nerozumějí nebo jej nechtějí používat, máte jen velmi drahou ikonu na ploše. V našem případě pomohlo intuitivní prostředí a mobilní aplikace a předávání informací i testování. Dokonce sami zaměstnanci přicházeli s podněty, jak si na nový systém zvyknout a vytvořili kartičky pro nás pro všechny.

Jak to vypadá po roce?

Velmi dobře – a nejen pocitově. Ušetřila jsem mnoho hodin práce měsíčně. Mám čistší data, lepší přehled a reporty, které lze použít přímo pro zpracování mezd. Místo dohledávání informací v e-mailech vidím aktuální stav na několika kliknutí.

Zaměstnanci si mohou vyřídit požadavky z telefonu, vidí svůj docházkový kalendář a dostávají upozornění na situace, které potřebují řešit. Vedoucí mají přehledné schvalování a HR už nemusí fungovat jako lidský vyhledávač ztracených žádanek.

Pro mě je ale nejdůležitější, že systém pracuje srozumitelně pro všechny skupiny uživatelů. Zaměstnanec potřebuje rychle zadat požadavek, vedoucí jej pohodlně schválit a HR z dat získat spolehlivé podklady. Pokud některý z těchto kroků nefunguje, problém se jen přesune z jedné tabulky do jiné.

Co jsme se při zavádění naučili

Samotný nákup systému nestačí. O výsledku rozhoduje hlavně příprava a implementace.

Doporučuji si předem ujasnit:

• Jaké problémy má nový systém skutečně vyřešit?
• Kdo bude jednotlivé požadavky zadávat, kontrolovat a schvalovat?
• Jaká data potřebuje HR, vedení a mzdová účtárna?
• S jakými dalšími nástroji má být docházka propojena?
• Jak zaměstnancům vysvětlíte, co se mění a proč?

Vyplatí se také systém nejdříve otestovat na reálných situacích. Běžná dovolená bývá jednoduchá. Zajímavější je teprve kombinace půldenního volna, služební cesty, home office, návštěvy lékaře a zapomenutého příchodu v jednom týdnu.

Co bych vzkázala ostatním

Pokud vás docházka dlouhodobě trápí, berte to jako signál, že problém nemusí být ve vás. Možná jen používáte proces, který už neodpovídá fungování vaší firmy.

Sepište si svoje potřeby, zapojte budoucí uživatele, vyberte vhodné řešení a nepodceňte jeho nastavení. Dobře zavedený systém totiž neznamená pouze méně tabulek. Přináší také méně chyb, jasnější odpovědnost a více času na práci, která má skutečnou hodnotu.

A já se díky Alvenu můžu více věnovat tomu, co mě na personalistice baví nejvíce – lidem.